이사회․총회 등 회의 개최 방법 안내

대한약사회 2021.12.21.(화)

1		배경

○ 코로나19가 장기화되고 감염자 확산에 따라 사회적 거리두기 방역수칙이 유동적으로 변경되는 바, 이사회 또는 총회 등 회무 운영에 필수적인 회의를 안정적으로 개최할 수 있어야 함

○ 다만, 대면 또는 비대면 회의 개최 방법 선택 및 회의 진행 방법 등 세부방안은 지부 및 분회 상황에 맞게 추진

2		개최 방식에 따른 회의 방법

(1) 대면회의

- (정의) 회원 또는 대의원이 지정된 공간에 참여하여 안건을 의결하는 회의

- (회의 개최 안내) 회의 개최 공문을 우편, 이메일, 문자메시지 등을 통해 참석대상자에게 전달

【회의자료 배포】

☞ 회의자료는 인쇄물, 전자문서(PDF 등) 형태로 제작하여 우편과 이메일, 홈페이지 다운로드 등 다양한 방법으로 배포할 수 있도록 조치

【의사진행】

☞ 의장의 진행에 따라, 안건상정/제안설명/토론/표결 등 의사진행

(2)서면회의

- (정의) 서면결의서와 자료를 배포하고 지정된 회신 기간 내에 서면결의서를 회신받아 안건의 의결을 행사하는 회의

- (회의 개최 안내) 서면회의 개최 공문과 서면결의서는 우편, 이메일 등을 통해 참석대상자에게 전달

【회의자료 배포】

☞ 회의자료는 인쇄물, 전자문서(PDF 등) 형태로 제작하여 우편과 이메일, 홈페이지 다운로드 등 다양한 방법으로 배포할 수 있도록 조치

【서면결의서 회신기간】

☞ 서면회의의 서면결의서 회신기간은 분회 또는 지부의 사정에 따라 설정하되, 가급적 10일 이내로 설정할 것을 권장

(3) 실시간 온라인 화상 회의

- (정의) Zoom 프로그램과 같은 화상회의 프로그램을 사용하여, 회장(또는 의장)이 안건을 상정 의결하는 회의

- (회의 개최 안내) 회의 개최 시간, 참여 방법 등을 사전에 공문을 통해 참석 대상자에게 안내

【회의자료 배포】

☞ 회의자료는 인쇄물, 전자문서(PDF 등) 형태로 제작하여 우편과 이메일, 홈페이지 다운로드 등 다양한 방법으로 배포할 수 있도록 조치

【회의진행】

☞ 대면회의와 동일한 방식으로 회의 진행

(4) 병행회의(화상회의+대면회의)

- (정의) 네이버 밴드, 카카오톡 등 소셜네트워크서비스를 활용한 회의

- (회의 개최 안내) 회의 개최 시간, 참여 방법 등을 사전에 공문을 통해 참석 대상자에게 안내

3		의사 및 의결정족수

○ 지부총회

- 대의원총회는 재적대의원 과반수의 출석으로 성립하고, 출석대의원 과반수의 찬성으로 의결

*정관 제22조 제2항, 지부․분회 조직 운영 및 회비관리 규정 제10조 제4항

○ 분회총회

- 분회총회는 회원 3분의 1이상으로 성립하고, 재석회원 과반수의 찬성으로 의결

*지부․분회 조직 운영 및 회비관리 규정 제17조 제3항

【비대면 회의관련 “재적대의원 또는 재석회원 수”에 대한 해석】

- 경남지부, 비대면 총회 재석 인원 기준 질의 회신(2020.12.16.) -

○ 서면결의서(화상․SNS 회의는 의결의사표시)를 제출한 대의원 또는 회원의 수이며, 지부는 서면결의서를 과반수이상 제출해야, 분회는 회원 3분의 1이상이 서면결의서(화상․SNS 회의는 의결의사표시) 제출해야 회의가 성립됨

※ [예시1] OO지부의 대의원이 235명이면, 118명 이상이 서면결의서를 회신해야 총회가 성립(회신된 서면결의서의 과반수 찬성으로 의결)

※ [예시2] OO분회의 총 회원 수가 665명이면, 222명 이상이 서면결의서를 회신해야 총회가 성립(회신된 서면결의서의 과반수 찬성으로 의결)

4		회의개최 관련 당부사항

○ 총회의 회의방식은 총회의장단에서 충분히 논의하여 진행하여 주시고, 화상(ZOOM) 회의방식보다는 가급적 서면회의, 또는 병행회의(화상+대면) 방식으로 진행하여 주시길 권고함

○ 화상(ZOOM) 회의방식은 대의원 또는 회원의 일치(동일성) 여부, 의결 시 중복투표 방지 및 회의결과 보존 등이 중요한 만큼 향후 의사정족수 및 의결정족수에 대한 혼선과 혼란이 발생하지 않도록 “출석과 의결표시 화면캡쳐 등”을 통한 증빙자료 확보와 보존에 만전을 기해 주시길 바람